Tuesday, November 18, 2014
CLAIM MANAGEMENT FOR INSURANCE BROKERS
CLAIM MANAGEMENT FOR BROKERS
INTRODUCTION
o
Introduction
§ Klaim asuransi adalah tuntutan dari pihak tertanggung
sehubungan dengan adanya kontrak perjanjian anatara asuransi dengan pihak
tertanggung yang masing-masing pihak mengikatkan diri untuk menjamin pembayaran
ganti rugi oleh penanggung jika pembayaran premi asuransi telah dilakukan oleh
pihak tertanggung, ketika terjadi musibah yang diderita oleh pihak tertanggung.
o
What is a claim ?
§ Klaim asuransi
biasanya ada 3 macam yaitu :
·
Klaim Asuransi Property – Material Damage
·
Casualty / Liability
·
Financial Loss – Business Interruption
§ Contract
·
Yaitu atas kontrak polis yang mengikat dua pihak
penanggung dan tertanggung untuk menjamin kerugian atas aset tertanggung yang
dicantumkan didalam polis sesuai dengan kondisi-kondisi yang sudah ditentukan
diawal.
·
Yang terpenting adalah harus mengetahui aa yang tercantum didalam kontrak polis baik
:
o Resiko yang dijamin
o Resiko yang tidak
dijamin
o Barang yang dijamin
o Barang yang tidak
dijamin
o Kondisi-kondisi
lainnya
§ Isi Polis terdiri
dari 3 :
·
Schedule
o Who
o What
o When
o Where
o Which
o How Much
o Pastikan tidak ada
kesalahan dalam menentukan semua hal yang tersebut diatas. Karena jika ada
kesalahan akan jadi masalah besar.
·
Main Body -
Cetakan Baku
o Operative Clause
§ Hal yang penting /
crucial karena disini adalah kalimat pembuka, dimana dicantumkan awal dilakukan
pengikatan antar 2 pihak. Jika tidak ada operative clause, hal-hal yang tertera
selanjutnya bisa menjadi tidak berarti.
o Conditions
§ Kondisi – kondisi yang
harus di cermati
o Exclusions
§ Pengecualian yang
harus diliat, baik dari resiko yang dikecualikan ataupun barang-barang yang
dikecualikan.
o Definition
§ Kita memerlukan
definisi, tapi kadang definisi tidak ada dalam polis property.
·
Endorsement / Extension Clauses
o Bisa merupakan
perluasan dari kondisi yang umum / baku dari polis
o Bisa merupakan penegasan
yang sudah ada
o Bisa merupakan pembatasan
dari beberapa hal untuk menghindari disputes
o
Who are the
parties involved in a claim and what are their roles
§ Brokers
·
Usaha pialang
asuransi yang memberikan jasa keperantaraan dalam penutupan asuransi dan
penanganan penyelesaian ganti rugi asuransi dengan bertindak untuk kepentingan
tertanggung.
§ Insurers
·
Usaha asuransi
yang memberikan jasa dalam penanggulangan resiko atas kerugian, kehilangan manfaat
dan tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga, yang timbul dari peristiwa yang
tidak pasti.
·
Bisa 1
Penanggung, Bisa Ko-Asuransi
§ Loss Adjusters
·
Usaha penilai
kerugian asuransi yang memberikan jasa penilaian terhadap kerugian pada obyek
asuransi yang dipertanggungkan.
§ Expert
·
Pihak yang
memiliki keahlian dan kompetensi untuk melakukan penilaian atas sesuatu yang
bersifat scientific technics dan
bersifat independen, jika diperlukan oleh semua pihak dalam melakukan
assessement terhadap suatu klaim.
·
More independent
§ Insured / Client
·
Pemegang polis
asuransi yang mengalami kerugian atas aset yang dijaminkan dalam polis asuransi
kepada perusahaan asuransi.
·
Who have
insurable Interest
o
What are the
stages of a claim
§ Notification
·
Laporan klaim yang dilakukan oleh tertanggung harus :
o Merujuk kepada batas
waktu pelaporan klaim, 7, 14, 30 hari sesuai dengan ketentuan polis
o Melaporkan kepada broker
secara tertulis (verbal dan diikuti dengan laporan tertulis)
§ Investigation
·
Penyelidikan
klaim yang akan dilakukan oleh pihak asuransi meliputi :
o
Fact-finding
Survey di lokasi
o Permintaan beberapa
dokumen pembuktian atas nilai kerugian
o Dan lainnya
o Penunjukkan Jasa penilai
kerugian
§ Submission
·
Permintaan dokumen dari pihak penanggung, dan tertanggung
mengirimkan dokumen pendukung kepada Broker
·
Broker melakukan pemeriksaan kesesuaian dokumen kepada
polis, kelengkapan dokumen yang diminta oleh penanggung dan mengirimkan kepada
pihak penanggung.
§ Discussion
·
Melakukan diskusi dengan pihak adjuster / perwakilan
penannggung dalam hal proses klaim sedang berjalan
§ Agreement
·
Memberikan
bantuan terbaik untuk menyampaikan persetujuan klaim dari penanggung dan
kemudian dr tertanggung ke penanggung
§ Final Payment
·
Membantu
memonitor pembayaran klaim dari asuransi
KNOWLEDGE EXPECTED OF BROKER
o
Knowledge of the
Insurance contract
§ Harus mengetahui kontrak
asuransi yang dimiliki oleh tertanggung
§ Type Polis Asuransinya
§ Dalam CEAR = ada
ketentuan permium Adjustment ketika proyek selesai.
§ Dalam Property : Amount paid – Value Policy / Unvalued
Policy
§ Prehatikan unsur :
·
Valued / Unvalued
·
Reinstatement
Value
·
Average
Conditions
·
Salvage
·
Subrogation /
Contribution
§ Perhatikan juga :
·
Liability :
o
Occurrence Basis
o
Claim Made Basis
§ Claim made occurred during the policy, damage occurred
before policy period
o
Knowledge of the
rights etc. which from the basis of the subject matter of the insurance
contract
§ Rights :
·
Which form basis
of subject matter of insurance
·
Subject Matter
·
Insurable
Interest
o
Knowledge of the
conditions prevailing in the locality where the loss occurred
§ Harus tau letak dan cakupan geografis yang dapat
menjadikan suatu klaim menjadi berbeda
o
Knowledge of
costs etc.
§ Juga dalam hal biaya2 (merujuk kepada cakupan
geographis) harga di lokasi tertentu berbeda dengan tempat lainnya.
o
Knowledge of
statues and court decisions
§ Mengetahui secara pasti
mengenai perundang-undangan
§ Mengikuti dan memeriksa
hasil keputusan pengadilan serta memeriksa kepada perundangan yang ada.
BROKER’S ROLE IN A CLAIM
o
Advise clients of
rights and obligations
§ Harus bisa menyampaikan kepada client :
·
Client’s Rights =
Hak-hak klien sesuai dengan kondisi polis, yaitu misalnya ;
o
Action dari
Asuransi harus perlihatkan UGF – without prejudice
o
Asuransi harus
bertindak cepat
·
Client’s
Obligations = Yang merupkan obligations tercantum dalam polis ;
o
Bagaimana situasi
terjadi kerugian
o
Perubahan yang
dilakukan tertanggung tanpa memberitahu penanggung
o
Contoh2
obligations yang ada di PSKI
o
Aid in obtaining
the information necessary to prepare and support a proper claim
§ Get the Insured Story
·
Dokumen berita acara kejadian, surat polisi, kronologis
kejadian, survey, foto2
§ Determine what has been damaged or what rights have
been affected and how
·
Daftar barang yang rusak dan tidak rusak, data aset
menyeluruh
·
Informasikan hak-hak tertanggung dan kewajibannya dalam
hal ini
§ Give written notice of loss to insurers
·
Segera
informasikan ke penanggung atas klaim ini itdak melebihi jangka waktu laporan
klaim yang tertera di dalam polis
§ Assist the Insured In complying with policy
requirements after the loss
·
Membantu tertangung
dalam memenuhi hal-hal atau tindakan2 yang disyaratkan dalam polis asuransi
§ Facilitate inspections by the insurer’s
representatives
·
Memfasilitasi dan
mendampingi nasabah dalam hal inspeksi yang dilakukan oleh pihak asuransi dan
perwakilan asuransi
§ Prepare any inventories, accounts etc necessary to
present a claim and deliver to the Insurer’s claim representatives
·
Membantu /
membimbing tertanggung dalam mempersiapkan data inventaris, account dan hal
penting lainnya untuk mempresentasikan klaim dan mengiirmkan kepada perwakilan
penanggung
§ Present any required proof of claim to the Insurers
·
Memberikan
pembuktian-pembuktian yang diperlukan oleh penanggung atas klaim tertanggung
o
Negotiate terms
and conditions of claims settlement
§ Try to agree upon value of loss with the insurers
claim rep
§ Melakukan negosiasi terms dan kondisi penyelesaian
klaim semaksimal mungkin. terlebih jika penyelesaian klaim tersebut jjauh dari
harapan tertanggung
o
Notifying terms
and claims settlements to clients
§ Menginformasikan kepada tertanggung sekali gus
penjelasan mengenai hasil penyelesaian klaim yang diajukan oleh penanggung
§ Apa yang diperbolehkan dan apa yang disetujui
o
Follow up on
collection of claim
§ Membantu mengontrol pembayaran klaim
§ Baik dari Ko asuransi atau Reasuransi
o
Assist with any
recover
§ Membantu proses subrogasi
§ Mana yang menjadi hak nasabah di subrogasikan ke
penanggung setelah klaim dibayar
o
Establish,
maintain and update files and records
§ Membuat catatan-catatan dan menginventarisir data
klaim nasabah
CONCLUSION
o
Understande role
o
Understand
technical aspects
o Dua hal tersebut diatas
sangat penting bagi broker, selain harus mengetahu perannya dan juga harus
mengerti aspek teknik asuransinya
COMPLIANCE TO INSURANCE INDUSTRY
COMPLIANCE ;
o
To undertake
business activities in accordance with :
§ Laws and/or regulations that govern the business
§ Internal policies and procedure
o
To put the
client’s interest above all
WHAT LAWS AND REGULATIONS TO COMPLY WITH ?
o
Law and
Government Regulation
§ Insurance Law No. 2/1992
§ Insurance Law 40/2007
§ Government Regulation – Various President Decrees
§ Ministry of Finance – MOF Decrees
§ Corporate Deed – Annual General Meeting requirements
§ Tax Regulations
WHAT INTERNAL POLICIES AND PROCEDURES TO COMPLY WITH ?
o
Conflict of
Interest Policy
o
Standard
Operation and Procedures
o
Remuneration
disclosure
o
Ethic Code and
Practice
HOW CAN WE BE A GOOD CITIZEN IN INSURANCE INDUSTRY
o
Obey the laws and
regulations
o
Maintain
communication with regulators
o
Perform good
bueinss conduct – refer to code of conduct & Practice
o
Place our clients
interest first
o
Respect to
Insurers, Loss Adjusters and other parties in the insurance industry
o
Participate in
Indonesian Brokers association for our common gial and interest
WHY WE HAVE TO PUT THE CLIENT’S INTEREST ABOVE ALL
o
We are
representing our clients for their insurance
o
We are advisors
to our clients, we must be competent in carrying out our duties
o
Our clients rely
on our expertise in the insurance we are arranging for them
o
It is our clients
insurance which we are placing, there fore: it is their interests not ours.
HOW CAN WE PUT OUR CLIENT’S INTERETS ABOVE ALL ?
o
Understand your
clients and their Insurance needs
o
Seek the best
terms and conditions for the client not for broker’s benefit
o
Select the
reputable insurance to approach
o
Be transparent to
the clients of all terms and conditions
o
Provide advice on
the insurance market conditions
o
Let the client
make their decision based on our correc information
HOW CAN WE ACT IN THE CLIENT’S BEST INTERESTS?
o
Quote
§ Information must be submitted to the Insurers for them
to quote
§ Obtain quote from reputable insurance companies based
on the same information to ensure competitiveness
§ Report result of market responses to the client
(explain any differences)
§ Let the client make their decision on which quote they
select based on our help if required.
QUOTE PROCESS
o
Obtain as much
information related to the risk as possible
o
Ensure that you
understand the client’s inforamation – confirm this in writing
o
Also remember the
KYC Form
o
Provide all and
same information to the insurers who are invited to quote
o
Gather all market
response fron the Insurers
o
Report to the
client of the quotes received from the market
o
When required by
the client – disclose your commission
HOW CAN WE ACT IN THE CLIENT’S BEST INTERESTS ?
o
Placement
§ On the receit of confirmation of the agreed quote,
place an order to the selected insurer with the agreed terms and conditions
§ Advice the non-selected insurers to close their file
§ Once confirmation of placement order received,
immediately advise the placement to the client
PLACEMENT PROCESS
o
Act promptly to
place the clients’s insurance as soon as instruction is received
o
Do not allow
interval between instruction and placement
o
Placement must be
checked with quote agreed by both client and the insurer
o
Obtain written
confirmation of acceptance fro the
insurer
o
Advise client
that their instruction has been carried out
HOW CAN WE APPLY THESE TO THE DAY TO DAY PRACTICE ?
o
Insurance Policy
Issuance
§ Upon receipt of the policy document from insurer, the
document to be chacked to insure that the document issued as per agreed terms
and conditions
§ If the policy is in order, send the policy to the
client
§ Premium Collection
§ Premium Payment to Insurer
SOME POINTS TO NOTE
o
Whern gathering
information – make sure that all information is correct – also accommodate KYC
information
o
Always confirm
verbal communication in writing and confirm the client and insurer’s agreement
t o the points discussed
o
Dual verification
on quotation, placing and confirmation of cover document which leave your
office, to ensure checking of documents is performed
o
Place the
insurance in consideration what is best for the client not for the broker
o
Explain coverage
including exclusions to the client
o
Do your job with
care to avoid E & O
o
Be transparent of
broker’s commission when requested by the client (until we receive confirmation
from MOF that broker must declare the remuneration)
o
Always remember
it is your client’s insurance policy
BENEFITS OF BIENG COMPLIANCE
o
Shows
professionalisme to client, insurers, competitors and regulator
o
Understand your
clients and their insurance needs
o
Shows our care to
the clients, as theis consultant
o
No law breaching
o
Respected by all
parties in the industry
o
E&O avoidance
o
Avoid money
laundering practice
o
No corrupt
practices support
o
Act as client’s
independent advisors
o
Avoid conflict of
interest situation
o
Reduce risks of
being critized - favoritism ?
Catatan
tambahan :
Compliance : deal dengan regulation and internal
control - GCG
Other parties : agent & Brokers
Quote jika
diserahkan oleh client ->buat konfirmasi dan tunjuk asuransi berikut alasan
dan penjelasannya
Sudah kirim confirmation – harus sehera minta balasan
dari asuransi
Asuransi tidak terpilih –
diberikan konfirmasi tertulis
Renewal : ingatkan jika
ada perubahan UGF tetap melekat
Kick back – buat
perjanjain tertulis dengan agent
File2 yang harus disimpan
lifetime : karena claim bisa terjadi kapan saja : LIABILITY POLICY
File Personalia
Subscribe to:
Posts (Atom)